Rectification d’un dossier de renseignements personnels sur la santé (par un patient)

Politique/procédure : Rectification d’un dossier de renseignements personnels sur la santé (par un patient)
Préparé par : Comité de protection des renseignements personnels
Approuvé par : Conseil d’administration
Date : Le 1er novembre 2004
Approuvé le : Le 24 février 2005
Portée : SSRO
Dernière révision :
Référence : RPS 2004, art. 55(1), Rectification

  1. Politique : Rectification d’un dossier de renseignements personnels sur la santé (par un patient)
  2. Présentation d’une demande par un patient
  3. Délais
  4. Démarche d’approbation
  5. Rectification accordée
  6. Avis de rectification du dossier
  7. Motifs de rejet d’une demande de rectification
  8. Rectification rejetée

1. Politique : Rectification d’un dossier de renseignements personnels sur la santé (par un patient) Après avoir obtenu l’accès à ses renseignements personnels sur la santé, un patient peut demander par écrit au dépositaire des renseignements (l’hôpital) de rectifier le dossier de renseignements personnels le concernant s’il croit celui-ci inexact ou incomplet aux fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou utilisés.

2. Ce qui suit décrit les obligations des services des dossiers médicaux lorsqu’un patient présente une demande de rectification de renseignements personnels contenus dans son dossier.

Présentation d’une demande par un patient

  • Un patient peut demander verbalement ou par écrit au dépositaire de son dossier médical (l’hôpital) que ses renseignements personnels sur la santé soient rectifiés;
  • il peut fournir au dépositaire l’information nécessaire pour corriger le dossier.

3. Délais – les services des dossiers médicaux doivent :

  • donner réponse à la demande dans les 30 jours suivant sa réception, ou dans les 60 jours si des délais supplémentaires sont requis;
  • aviser le patient par écrit si des délais supplémentaires sont requis, en précisant la date prévue de réponse et la raison des délais;
  • être réputés ne s’être pas conformés ou avoir refusé la demande s’ils ne donnent aucune réponse dans les délais fixés.

4. Démarche d’approbation – les services des dossiers médicaux doivent :

  • déterminer la validité de la rectification demandée en consultant au besoin les personnes ou professionnels responsables de la consignation des renseignements, ou en examinant les renseignements fournis par le patient;
  • déterminer si la demande est frivole ou vexatoire, ou présentée de mauvaise foi.

5. Rectification accordée – l’auteur des renseignements inexacts ou incomplets doit :

  • apporter les corrections nécessaires au dossier en rayant les renseignements inexacts de manière à ne pas oblitérer le dossier, ou si cela est impossible :
  • indiquer au dossier que les renseignements sont inexacts ou incomplets et en aviser les services des dossiers médicaux, puis leur acheminer le dossier corrigé – les services des dossiers médicaux doivent alors retirer les renseignements inexacts du dossier et les conserver séparément tout en assurant un lien qui permette de retracer les renseignements inexacts;
  • prévoir des mécanismes de renvoi, s’il n’est pas possible de rectifier le dossier (un dossier électronique, par exemple), afin de permettre à une personne qui consulte le dossier d’accéder aux renseignements exacts.

6. Avis de rectification du dossier – les services des dossiers médicaux doivent :

  • aviser le patient par écrit des modifications apportées à son dossier;
  • aviser par écrit de la rectification demandée les personnes à qui les renseignements ont été divulgués, sauf s’il n’y a pas raisonnablement lieu de s’attendre à ce que la rectification puisse avoir des répercussions sur la prestation continue de soins de santé ou sur d’autres avantages dont bénéficie le patient.

7. Motifs de rejet d’une demande de rectification : L’hôpital n’est pas tenu de rectifier un dossier si :

  • les renseignements en question consistent en des opinions ou observations professionnelles formulées de bonne foi;
  • l’auteur des renseignements n’est ni un employé ni un mandataire de l’hôpital;
  • les connaissances, les compétences et les pouvoirs sont insuffisants pour rectifier le dossier;
  • les nouveaux renseignements fournis par le patient ne peuvent être validés;
  • le patient n’est pas en mesure de démontrer que les renseignements à son dossier sont inexacts ou incomplets ni de fournir des renseignements exacts pour rectifier le dossier.

8. Rectification rejetée – les services des dossiers médicaux doivent :

  • aviser le patient par écrit que sa demande est rejetée, en lui en fournissant les motifs;
  • aviser le patient de son droit de joindre une « mention de désaccord » à son dossier indiquant qu’il a demandé que celui-ci soit rectifié mais que sa requête a été rejetée;
  • indiquer la présence d’une « mention de désaccord » au dossier lorsqu’ils sont appelés à divulguer des renseignements visés par cette mention;
  • faire des efforts raisonnables pour tenter de signaler l’ajout d’une « mention de désaccord » au dossier du patient aux personnes à qui les renseignements ont été communiqués dans le passé;
  • aviser le patient qu’il a le droit de porter plainte auprès du Commissaire.